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400-123-2588【项目纪实】某大型建设公司职责优化项目成功案例纪实
某大型建设公司拥有多个工程一级资质,在施项目几十个,公司年产值最高达40亿,多次获评“全国优秀施工企业”、“全国建筑业先进企业”、“中国建筑业双百强企业”等等。在专业上,该企业业务丰富,项目遍布全国,并参与了多个中大型资金密集型交通基建行业的建设,在当地建筑市场上,名列前茅。随着不断的发展,该公司已与多家海外企业达成合作已根据该企业的发展规划。
随着公司的不断发展,在管理方面出现了一些问题,这些问题随着时间的推移,不断放大,已经影响到了公司的工作效率和发展,比如各部门之间存在推诿扯皮的现象,大家不清楚工作具体应该由哪个部门去开展;岗位职责混乱不清,出现交叉、重叠、遗漏等问题;部门之间的协作程度比较低。为了统一规范,奠定管理基础,该公司希望寻求专业第三方的帮助,对公司内部的职责进行优化,明确各个部门、岗位的职责,并希望部门与部门之间能够形成良好的协作关系。在这种情况下,公司与专业的人力资源咨询公司——华恒智信达成合作,开展职责优化的设计工作。
在项目开始后,华恒智信项目组深入到公司内部进行调研,了解到该公司职责梳理不清,是当前管理的主要短板,经过调研分析,公司目前主要存在如下关键问题:
随着公司业务的不断发展,部门职责也在不断变化,有些职责随着项目的开展而出现,有些职责由于管理优化等原因在部门之间调整。由于该公司的管理基础不足,各部门的职责在变化的过程中出现了一些问题,比如,公司的部门职责中明确办公室负责资产管理事务,但是在财务部的工作中也有资产管理相关的工作,两个部门虽然都有资产管理,但是侧重点有所不同,财务部更侧重财务的管理;办公室更侧重实物资产管理,而部门职责中没有写清楚,在开展工作中,遇到问题时两个部门互相推诿责任,导致工作效率低下。
通过调研发现,公司现存的岗位职责有交叉、重叠、遗漏的情况。比如,安全部和项目部安全员都有安全管理职责,但是没有说明侧重点;合同管理、档案管理这两项工作在很多岗位都有提到,但在实际开展中,不知道工作应该分到哪个岗位。因此,公司的岗位职责说明书上没有标注清楚,对于同一个职责,不同的岗位应该侧重什么。
在实际工作中发现,即使部门职责明确、岗位职责划分清楚,效率还是无法提高。华恒智信通过现场调研,发现问题的关键在于团队协作程度低,各部门存在本位主义的现象,大家认为其他部门的事务跟本部门没有关系,存在“事不关己、高高挂起”的意识。比如,当月有招聘的需求,人事部忙不过来,希望行政部能够帮忙协调人员,完成招聘工作。但是行政部门不愿意帮忙,认为招聘工作不是本部门该承担的责任义务,因此跨部门协作效率低下。
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针对部门职责划分不合理的问题,华恒智信运用三级职能描述工具,澄清部门定位与职责。通过对部门职责的进一步细化、归类,决定了每个部门具体工作内容的深度和广度。同时,项目组老师根据专业的知识和丰富的实践经验,指出部门职责要以战略为导向、流程为导向、外部标杆为导向,即分析公司战略如何实现,部门应扮演什么角色、借鉴外部优秀企业的管理模式等,并运用华恒智信自行开发的三级职能描述工具,对部门职责划分为一级、二级、三级职责。通过对部门职责进一步归类,澄清部门定位与职责,避免部门履职不到位或者多个部门同时履职。
对于岗位职责混乱不清的问题,华恒智信建议首先按照员工承担责任大小不同,进行区分,对不同岗位职责设置不同的侧重点,约定好责任边界,比如,总工程师负责整个项目的施工设计,项目经理负责项目中组织施工设计、技术施工方案等。其次通过对各个岗位的职责和管理流程进行梳理并汇总整理,对其中要求人员能力相似的职责、工作性质及内容相同的职责进行重新梳理,将重叠、交叉的职责进行了合并或缩减。最后,根据有岗位职责遗漏的部门,项目组根据企业实际需要,提出阶段性的职责完善建议,补充新增职责,增加职责价值性,比如对于综合办的工作,不仅仅只是对上级来出解释,还需要根据来文要求,提出公司下一步的调整建议方案反馈给管理者。通过明确岗位职责和责任边界,提高工作效率,降低公司在工作实现过程中所出现的内耗。
针对部门间协作程度低的问题,华恒智信建议引入跨部门协作表。首先列出计划目标,说明大目标是什么?本月需要做什么?阶段重点有哪些?其次,写清潜在风险,把风险同步到协作表当中,相关部门可以做预案或者其他部门刚好有相关经验,能够直接分享解决措施,提高了办事效率。最后,写清需要的支持工作,将例行工作和例外工作分开,明确协作责任主体。提前与相关部门沟通好支持工作的细节,才能使整个工作完整落地,避免中间出现返工的现象。同时,对各部门的协作性工作进行考核,能够督促部门之间提高协作沟通程度,提高整个团队的凝聚力,进而提高效率。
在本案例中,随着公司的不断发展,在管理上面临了一些问题,比如各部门职责划分不合理,部门之间互相推诿扯皮,履职不到位;岗位职责混乱不清,出现交叉、重叠、遗漏的问题,各岗位上的人员不清楚自己的职责应该侧重哪一方面;部门之间协作不高,存在部门主义。针对这些问题,华恒智信专家老师建议,运用三级职能描述工具,澄清部门定位与职责;梳理岗位职责,重新规定了责任边界,根据公司实际情况,补充岗位职责,并添加职责价值;引入跨部门协作表, 明确了责任主体,并通过考核对来实现人员的跨部门协作能力。
华恒智信经过长期深入调研和分析,对该企业现有的职责问题进行诊断,提出制约企业向前发展的关键问题,并通过科学合理的方案设计,完成了该公司的职责优化工作,为公司解决了燃眉之急,也为未来更好地实现公司的战略方针奠定坚实基础,取得客户高度认可。华恒智信项目团队一直以认真、敬业为理念,为企业成长与变革,创新与发展提供持久的核心能力。返回搜狐,查看更多
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